Додаток  1

 до  наказу №____від 09.06.2009р.

ПОЛОЖЕННЯ

про систему електронної пошти

Це Положення розроблене з метою створення інформаційного середовища для автоматизації та ефективнішого використання засобів обміну електронною інформацією.

Це Положення встановлює порядок функціонування електронної пошти в абонентів системи електронної пошти.

1. Загальні положення

1.2. У цьому Положенні нижчезазначені терміни вживаються в такому значенні:

абоненти системи ЕП (далі - абоненти) – підвідомчі установи, які підключені до системи ЕП;

автор електронного повідомлення – посадова  особа, яка створила електронне повідомлення;

адміністратор вузла системи ЕП - особа, яка відповідає за забезпечення функціонування вузла системи ЕП.

адресний простір системи - перелік вузлів системи ЕП, зазначених у довіднику цих вузлів;

вузол системи ЕП - комплекс апаратно-програмних засобів, що призначений для забезпечення функціонування електронної пошти в абонентів системи ЕП;

дані - інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами;

електронна пошта - це поштова служба, яка використовує інформаційну мережу  та програмні засоби для відправлення, передавання і одержання електронних повідомлень з підтвердженням факту одержання електронного повідомлення відправнику електронного повідомлення;

електронна поштова скринька - назва каталогу на робочій станції або сервері для приймання і відправлення електронних повідомлень користувачем системи ЕП, місце та найменування якого визначається параметрами файла конфігурації та списком користувачів системи ЕП;

електронне повідомлення - інформація в електронній формі, що призначена для обміну між користувачами системи ЕП, використання в програмно-технічних комплексах інформаційної мережі Н і яка має визначений формат, технологію оброблення згідно з домовленостями між користувачами системи ЕП та вимогами відповідних програмно-технічних комплексів;

користувач системи ЕП - особа, яка в конкретний час має доступ до відповідної електронної поштової скриньки вузла системи ЕП з правами та обов'язками щодо відправлення та одержання електронних повідомлень у системі ЕП;

маршрут - шлях до конкретного вузла системи ЕП, визначений згідно з довідником на кожному з вузлів системи ЕП;

поштовий конверт системи ЕП (далі - поштовий конверт) - одиниця інформації, що вміщує заголовок поштового конверта та електронне повідомлення або дані. Заголовок поштового конверта містить назву відправника та адресата, розмір електронного повідомлення або даних, час формування поштового конверта та іншу службову інформацію;

система ЕП - система програмно-технічних засобів та організаційно-технологічних заходів забезпечення інформаційної взаємодії між абонентами та користувачами в електронній формі. Система ЕП призначена для надійного і якісного приймання, передавання, обміну та управління інформаційними потоками, джерелом яких можуть бути різні програмні комплекси прикладних систем та користувачі системи ЕП;

транзитний вузол - вузол системи ЕП, через який передається поштовий конверт від відправника до адресата.

1.3. Інші терміни, які вживаються в цьому Положенні, використовуються в значеннях, визначених Законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про електронні документи та електронний документообіг",

1.4. Відносини між абонентами регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, Законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про електронні документи та електронний документообіг", а також цим Положенням.

2. Налаштування програмного забезпечення для роботи з корпоративною електронною поштою

Налаштування програми поштового клієнта для електронної поштової скриньки name@vgfu.com із паролем password на комп’ютері, який має підключення до корпоративної мережі:

· запускаємо Outlook Express;

· натискаємо закладку „Сервіс”;

· натискаємо пункт „Облікові записи”;

· натискаємо кнопку „Додати” і вибираємо пункт „пошта”;

· у полі вводу пишемо свої П.І.Б. та натискаємо кнопку „далі”;

· у полі вводу пишемо адресу своєї електронної поштової скриньки (name@vgfu.com  ) та натискаємо кнопку „далі”;

· у випадаючому меню „Сервер вхідних повідомлень” обираємо значення „РОР3”, у полі вводу „Сервер вхідних повідомлень” пишемо адресу поштового сервера (10.2.100.2  ) і у полі вводу „Сервер вихідних повідомлень” пишемо адресу поштового сервера (10.2.100.2  );

· у полі вводу „Обліковий запис” пишемо ім’я своєї електронної поштової скриньки (name), у полі вводу „Пароль” пишемо наданий до електронної поштової скриньки пароль (password) „далі”;

· натискаємо кнопку „готово”.

· натискаємо закладку „Сервіс”;

· у пункті меню „Сервіс\Параметри” на закладці „Підписи” створити підпис користувача кнопкою „Створити”;

· в пункті „Змінити підпис” завантажується відкоригований по шаблону файл „Підпис” у форматі .txt за наступним шаблоном:

З повагою,
П.І.Б.
посада
----------------------------------------------------------------------------------------------------

натискаємо пункт „Додавати підпис до всіх вихідних повідомлень”. 

Програма поштового клієнта підготовлена для роботи із електронною поштовою скринькою name@vgfu.com  .

3. Адміністрування поштового сервера

Адміністратор поштового сервера, згідно функціональних обов’язків, має право:

· виконувати операції із створення/заміни та видалення реквізитів електронних поштових скриньок користувачів корпоративної електронної пошти;

· перевіряти вхідну та вихідну кореспонденцію на ймовірність зараження вірусами та в разі виявлення проводити знищення заражених файлів;

· відслідковувати некоректне функціонування, виявляти причини та виконувати операції щодо відновлення нормального функціонування корпоративної електронної пошти;

· створювати нову електронну поштову скриньку на підставі заяви користувача та повідомляти адресу та пароль електронної поштової скриньки користувачеві;

· вносити зміни до списку адрес користувачів корпоративної електронної пошти та надсилати новий список адрес користувачів на всі скриньки корпоративної електронної пошти;

· блокувати доступ до електронної поштової скриньки користувача адреса та пароль якої стали відомі стороннім особам. Користувач надає запит адміністратору на блокування поштової скриньки.

Для зв’язку з користувачами корпоративної електронної пошти адміністратор використовує виділену електронну поштову скриньку postadmin@vgfu.com  , на яку приймає повідомлення від користувачів і з якої надсилає власні повідомлення, що стосуються роботи корпоративної електронної пошти.

4.  Права та обов’язки користувачів корпоративної електронної пошти

При необхідності користування корпоративною електронною поштою або зміни імені власної електронної поштової скриньки користувач подає заяву в письмовій формі адміністратору поштового сервера для створення йому електронної поштової скриньки.

При заміні/встановленні паролю доступу до своєї електронної поштової скриньки користувач повідомляє адміністратора поштового сервера у довільний спосіб, але з наданням підтвердження своєї особи (особисто,  зверненням по телефону або повідомленням на електронну поштову скриньку адміністратора поштового сервера postadmin@vgfu.com  ).

Користувач корпоративної електронної пошти має можливість забирати або відправляти електронну кореспонденцію з електронної поштової скриньки без жодних обмежень на своє місцезнаходження при наявності підключеного до корпоративної мережі електронного терміналу із функціональним поштовим клієнтом.

У випадку розголошення паролів доступу до електронних поштових скриньок корпоративної мережі користувач зобов’язаний негайно сповістити про це адміністратора поштового сервера у довільний спосіб (особисто,  зверненням по телефону або повідомленням на електронну скриньку адміністратора поштового сервера postadmin@vgfu.com  ).

У випадку виникнення проблем з використанням електронної поштової скриньки користувачу необхідно повідомити про це адміністратора поштового сервера у довільний спосіб (особисто,  зверненням по телефону або повідомленням на електронну скриньку адміністратора поштового сервера postadmin@vgfu.com  ) із детальним описом проблеми.

При роботі з корпоративною електронною поштою користувачам забороняється:

· відправляти повідомлення разом із файлами, загальний об’єм яких більше 5 Мегабайт;

· розповсюджувати інформацію обмеженого доступу особам, які не мають права на доступ до цієї інформації;

· надавати пароль доступу до своєї електронної поштової скриньки.

6. Обмін електронними повідомленнями між користувачами системи ЕП

6.1.Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції в електронному вигляді.

  Паперова документація реєструється у встановленому порядку.

Обмін вхідною/вихідною кореспонденцією корпоративною електронною поштою, що не потребує ознайомлення або погодження керівництва відбувається у довільний спосіб по вибору користувача. Дані документи не реєструються, а надсилаються одразу адресату

6.2. Електронні повідомлення в системі ЕП відправляються адресатам, які повинні бути абонентами системи ЕП. Користувачі системи ЕП можуть відправляти електронні повідомлення одному або декільком адресатам одночасно (групове розсилання).

6.3. Система ЕП використовує технологію, за якою електронні повідомлення запам'ятовуються на одному вузлі системи ЕП, а потім передаються іншому вузлу системи ЕП, доки електронне повідомлення не буде доставлене адресату. Така технологія забезпечує гарантію доставки електронного повідомлення адресату від відправника з можливістю надсилання останньому зворотного підтвердження про те, що електронне повідомлення доставлено адресату.

6.4. Обмін електронними повідомленнями між користувачами системи ЕП здійснюється за допомогою базового програмного телекомунікаційного забезпечення системи ЕП.

6.5. Право розсилати електронні повідомлення всім без винятку абонентам та користувачам системи ЕП надається лише головному адміністратору центрального вузла системи ЕП. Цей спосіб передавання електронних повідомлень заборонений для інших абонентів.

6.6 Для найменування файла електронного повідомлення, підготовленого для відправлення, мають використовуватися лише літери латинського алфавіту без спеціальних знаків. Ім'я файла електронного повідомлення та його розширення має включати не більше ніж 8 та 3 символи відповідно, повинні містити інформацію про відправника,  отримувача,  місяць та дату  відправленні. Файли архівуються архіватором ARJ

6.7 В темі надісланого листа обов’язково має зазначатись перелік  заархівованих файлів (назви файлів до архівації) та короткий зміст листа.

6.8.Вихідний  документ  має  містити  інформацію  із  зазначенням    виконавця,  його  контактний  телефон  та  електронну  поштову  скриньку

6.9 При підготовці до передачі листа  обов’язково повинна бути  копія на паперовому носії, підписана начальником  установи та оформлена належним чином, лист повинен бути зареєстрований в журналі вихідної документації і зберігатись в установі – відправнику.

Реєстрація вихідної кореспонденції в електронному вигляді:

· відповідальна особа  реєструє підписаний керівництвом паперовий документ в журналі вихідної кореспонденції;

· надсилає електронний документ на вказану в документі електронну адресу.

6.10 При отриманні пошти засобами ЕП  надісланий документ повинен бути роздрукований,  зареєстрований  в журналі вхідної кореспонденції. Електронна копія повинна зберігатися в відповідному каталозі на жорсткому диску.

Реєстрація вхідної кореспонденції в електронному вигляді:

Відповідальна особа роздруковує вхідну кореспонденцію в електронному вигляді, реєструє її в журналі та надає керівництву для оформлення доручень;

· після розпису керівництвом відповідальна особа під розпис доводить до виконавців доручення керівництва, підшиває паперовий документ в папку ведення вхідної кореспонденції;

· електронну копію документа відповідальна особа надсилає до  електронної скриньки виконавця.

Подальше виконання доручення та їх контроль відбувається у встановленому порядку.

6.11.  Отримані та надіслані листи мають статус офіційних документів документообігу в органах виконавчої влади.

7. Ведення електронного журналу вхідної/вихідної кореспонденції та електронного архіву.

Ведення електронного журналу вхідної/вихідної кореспонденції:

· електронна кореспонденція, що надійшла на комп’ютер користувача з використанням поштового клієнта Outlook Express, зберігається у файлі бази даних Outlook „Входящие.dbx”, а копія вихідної електронної кореспонденції зберігається у файлі бази данних Outlook „Отправленные.dbx”. За замовчуванням дані файли бази даних Outlook розміщуються у службовій папці Outlook Express на комп’ютері користувача (C:\Documents and Settings\”ім’я користувача у Windows”\Local Settings \Application Data\Identities\{2E67B4B9-F0A9-4F03-909F-6448871A06FF} \Microsoft\Outlook Express\);

· користувач створює електронну папку резервного збереження баз на одному з жорстких дисків (наприклад, D:\ARHIV KORPORATIVNOI KORESPONDENCII\);

· для збереження вхідної/вихідної кореспонденції користувач копіює файли „Входящие.dbx” і „Отправленные.dbx” в електронну папку резервного збереження баз на комп’ютері (наприклад, D:\ARHIV KORPORATIVNOI KORESPONDENCII\);

· частота створення архівних копій баз даних вхідної/вихідної кореспонденції становить 1 раз на тиждень.

Процедура створення та каталогування архівних копій баз вхідної/вихідної кореспонденції (ведення електронного архіву) відбувається наступним чином:

· користувач створює папку резервного збереження баз архівних копій вхідної/вихідної кореспонденції з іменем у вигляді проведення операції копіювання баз (наприклад, D:\ARHIV KORPORATIVNOI KORESPONDENCII  \30_08_06\);

· у створену папку користувач копіює файли „Входящие.dbx” і „Отправленные.dbx” із службової папки Outlook Express (C:\Documents and Settings\”ім’я користувача у Windows”\Local Settings\Application Data \ Identities \ {2E67B4B9-F0A9-4F03-909F-6448871A06FF} \Microsoft \       Outlook Express\), не змінюючи їх назв;

· після архівування файли „Входящие.dbx” і „Отправленные.dbx” видаляються користувачем із службової папки Outlook Express, в наслідок чого реєстр  відправленої та отриманої кореспонденції в Outlook Express обнулиться і діючі бази даних вхідної/вихідної кореспонденції будуть містити кореспонденцію лише з моменту очищення реєстру. Програма поштового клієнта готова для формування баз данних нової бази вхідної/вихідної кореспонденції. 

Перегляд вхідної/вихідної кореспонденції за певний період відбувається наступним чином:

· користувач створює папку резервного збереження баз з іменем у вигляді дати проведення операції перегляду копії баз вхідної/вихідної кореспонденції (наприклад, D:\ARHIV KORPORATIVNOI KORESPONDENCII\24_12_06\);

· у створену папку користувач копіює файли „Входящие.dbx” і „Отправленные.dbx” із службової папки Outlook Express (C:\Documents and Settings\”ім’я користувача у Windows”\Local Settings\Application Data\ Identities \ {2E67B4B9-F0A9-4F03-909F-6448871A06FF} \ Microsoft \ Outlook Express\), не змінюючи їх назв;

· користувач знаходить у папці резервного збереження баз вхідної/вихідної кореспонденції файли „Входящие.dbx” і „Отправленные.dbx” за потрібний період і копіює їх до службової папки Outlook Express (C:\Documents and Settings\”ім’я користувача у Windows”\Local Settings\Application Data\Identities\{2E67B4B9-F0A9-4F03-909F-6448871A06FF}\Microsoft\Outlook Express\), після чого користувач має можливість переглянути всю вхідну/вихідну кореспонденцію за обраний період поштовим клієнтом Outlook Express;

після закінчення роботи з архівними базами кореспонденції для відновлення теперішнього реєстру необхідно скопіювати файли „Входящие.dbx” і „Отправленные.dbx” із папки з іменем у вигляді дати проведення операції перегляду копії баз вхідної/вихідної кореспонденції (наприклад, D:\ARHIV KORPORATIVNOI KORESPONDENCII \24_12_06\) у службову папку Outlook Express (C:\Documents and Settings\”ім’я користувача у Windows” \ Local Settings \ Application Data \ Identities\{2E67B4B9-F0A9-4F03-909F-6448871A06FF} \ Microsoft\Outlook Express\), не змінюючи їх назв